Hoe vitaal is uw organisatie? Duurzame inzetbaarheid in veranderende omgeving.

Vitaliteit is hot. Het woord ‘vitaliteit’ krijgt bij de internet-zoekmachine Google 654.000 hits (en 22,4 miljoen hits op ‘vitality’). Maar opvallend vaak gaat het alleen over de vitale medewerker: hoe kunnen mensen gezond en vitaal worden en blijven. Ook gaat het vaak over lifestyle en aspecten zoals roken, teveel drinken, vet eten en weinig bewegen. Als het over organisatie en vitaliteit gaat, heeft het vaak betrekking op beleidsontwikkeling en medewerkers stimuleren om gezond en vitaal te worden middels fitnessabonnementen, cursussen stoppen met roken, dieetadvisering, etcetera. Soms vindt dit plaats in combinatie met monitoringinstrumenten als Periodiek ArbeidsGezondheidskundige Onderzoeken (PAGO (on line). Net als bij verzuim dient vitaliteit bezien te worden vanuit zowel medewerker- als organisatieperspectief en de onderlinge balans tussen beiden.

Wat is vitaliteit?

Vitaliteit is door personen en organisaties zelf ervaren levenskracht en veerkracht. Vitaliteit is bewegen, met positieve energie gebruikmakend van eigen vermogens en kwaliteiten. Vitaal zijn betekent veerkrachtig en creatief omgaan met invloeden van buiten.

Om de toekomst met vertrouwen tegemoet te kunnen zien, is het voor organisaties van belang dat zij de dynamische samenhang tussen omgeving, organisatie en individu kennen en beslissingen baseren op de karakteristieken hiervan.

Er zijn derhalve meerdere niveaus te onderscheiden:

• Business context van de organisatie Wat komt er op de organisatie af: nu en in de toekomst; branche, arbeidsmarkt, vestigingslocatie/plaats, afzetmarkt, wetgeving, concurrentie(positie), keten waar de organisatie deel uit maakt.
• Organisatie Interne organisatiekenmerken als gevolg van eigen missie/visie/ambities (gericht op de organisatievelden: leiderschap, medewerkers, middelen, beleid, processen). Een vitale en gezonde organisatie is in staat om flexibel in te spelen op de (toekomst)ontwikkelingen van vandaag en morgen. De mate waarin een organisatie om weet te gaan met onzekerheid richting visie/ missie en doelen van de organisatie bepaalt hoe vitaal een organisatie is. Deze ontwikkelingen en onzekerheid naar de toekomst worden door de interne (b.v. individu, ambities, organisatie) en externe omgeving (wetgeving, concurrentiepositie, arbeidsmarkt) bepaald. Een organisatie is als vitaal te kenmerken wanneer de cultuur, structuur, aansturing etcetera is aangepast op de huidige en toekomstige context waarbinnen de organisatie opereert. Als context moet gezien worden de afzetmarkt, arbeidsmarkt, van invloed zijn wet- en regelgeving, maatschappelijk /sociale context.

• Individu Beweegredenen, dromen, “boeien en binden”, verbinden, balans werk – privé, fysieke en mentale gesteldheid.

 

Tussen de verschillende niveaus zijn sterke onderlinge relaties aanwezig. Ontwikkelingen in het ene niveau werken door in de andere niveaus. Er is een sterke samenhang tussen de verschillende organisatiegebieden alsook samenhang tussen de ambities en dromen (doelen) van (binnen) de verschillende niveaus. Belangrijk is steeds de huidige situatie in relatie tot (de verwachtingen naar) de toekomst. Vitaliteit van medewerkers is verbonden met de vitaliteit van de organisatie.

Een vitale organisatie speelt adequaat in op de omgeving (externe ontwikkelingen) en het individu (interne ontwikkelingen). Een vitale organisatie zal derhalve hoog scoren ten aanzien van productiviteit, inzetbaarheid van mensen, output, e.d.. Bij een minder vitale organisatie zullen knelpunten gelokaliseerd worden waar kostenreductie en/of productiviteitsverbetering mogelijk is.

Hoe wordt de vitaliteit van een organisatie bepaald?

De vitaliteit van een organisatie wordt bepaald aan de hand van een aantal externe en interne factoren. De optelsom van de scores bepaalt de vitaliteit. Deze wordt onder meer bepaald door:

Extern:

• Toekomst
• Brancheontwikkelingen
• Arbeidsmarktontwikkelingen (makkelijk/moeilijk om aan gekwalificeerd personeel te komen)
• Vestigingslocatie/plaats
• Ontwikkelingen rondom afzetmarkt
• Veranderingen in de wet- en regelgeving
• Veranderingen in de concurrentie(positie)

Intern:

• Visie organisatie
• Motivatie van medewerkers
• Goed werkgever- en goed werknemer schap
• Leiderschap
• Veranderingsbereidheid van medewerkers
• Inzet van talenten van medewerkers
• Ontplooiingsmogelijkheden
• Boeien en binden van medewerkers
• Arbeidsomstandigheden
• Arbeidsrelaties (open communicatie)

Hoe gaat een vitale organisatie om met de externe omgeving?

Een vitale organisatie heeft zicht op de veranderingen die de komende jaren (vijf tot 10) op haar af gaan komen. Er is al beleid en strategie ontwikkeld om effectief op deze veranderingen in te spelen. Veelal is het beleid en strategie met name gericht op technologische veranderingen. Echter het zou ook gericht moeten zijn op andere aspecten van de bedrijfsvoering waaronder organisatiemodel/structuur, leiderschap, middelen en cultuur.

Tevens kan een vitale organisatie goed inspelen op veranderingen van de concurrentie en een veranderende concurrentiepositie. Te denken valt aan de intrede van nieuwe (buitenlandse) organisaties die goedkopere producten/diensten leveren. Belangrijke onderdelen hierbij zijn innovatie en snelheid. Hoe innovatief is de organisatie om in te spelen op deze veranderingen en hoe snel kan de organisatie dat bewerkstelligen? Is de huidige organisatiestructuur toereikend voor de gewenste snelheid en innovatie?

Waarom kiezen voor vitaliteitsbeleid?

Bedrijven die kiezen voor een vitaliteitsbeleid, doen dat omwille van wettelijke verplichtingen (=moeten), om gezondheidsproblemen op te lossen (=moeten), om de motivatie van het personeel te stimuleren (=willen) of omdat ze er algemeen voordeel in zien (=willen). Relatief weinig bedrijven behandelen het als een strategische kwestie, als kern van het bedrijfsbeleid (=willen) om het uiteindelijke doel te bereiken: vitale mensen in vitale organisaties

Alle bedrijven voeren reeds een beleid gericht op het ziekteverzuim. Dit is echter wel curatief; betrokken heeft zich immers al ziekgemeld. Het is de uitdaging om steeds verder op te schuiven naar de preventie van ziekteverzuim. Er voor zorgen dat mensen vitaal zijn en duurzaam goed kunnen functioneren. Als dat bereikt kan worden dan zijn de effecten van vitaliteitsbeleid voelbaar op zowel het individuele als het organisatorische niveau.

Vitaliteitsbeleid kan bijdragen aan een groter gezondheidsbewustzijn bij de medewerker, zodat die kiest voor een gezondere levensstijl met minder ziektes tot gevolg. Voor het bedrijf kan dit ook voordelen opleveren, in de vorm van minder kosten door ziekteverzuim of een hogere productiviteit. Omgekeerd kan vitaliteitsbeleid betere arbeidsomstandigheden in het leven roepen bijvoorbeeld door het werk aan te passen aan de behoeften van de medewerker. Resultaat voor het bedrijf is minder ziekteverzuim, een beter imago, minder verloop,… Omdat het werk beter aansluit bij de behoeften van de medewerker zal deze meer motivatie en jobvoldoening ervaren. Vanuit deze visie zou eigenlijk elke organisatie gebaat zijn bij een ontwikkeld en geïmplementeerd vitaliteitsbeleid.

Doel: flexibel omgaan met veranderingen

Vitaliteit behelst mede flexibiliteit, employability en inzetbaarheid van mensen op het werk. Zeker als we constateren dat de wereld om ons heen in een razend tempo verandert. Bij ondernemen in een sterk veranderende omgeving, is ankeren in een wilde stroom zinloos en zelfs ondermijnend. Mensen en organisaties moeten vitaal zijn om binnen deze omgeving gezond te kunnen overleven. Als mensen vitaal zijn in de breeds mogelijke zin des woords, dan kunnen zij flexibel inspelen op de veranderende eisen in de directe omgeving.

 

Is uw organisatie vitaal?

Door de inzet van een vitaliteitsscan is het mogelijk om te beoordelen hoe vitaal de organisatie is.

Een vitaliteitsscan bestaat uit een aantal interviews met sleutelfunctionarissen binnen de organisatie (directie, management, Ondernemingsraad, P&O). Op basis van deze interviews wordt bepaald wat er de komende jaren op de organisatie afkomt (omgeving), hoe de organisatie hierop ingericht is (organisatiekenmerken en beleid) en of dit aansluit bij de behoeften en competenties van de medewerkers. Belangrijk is met name de samenhang en interactie tussen de drie gebieden (omgeving – organisatie – medewerker).

Wilt u een vitale organisatie? Beschouw de verandering als een Transitie. 

Dit omdat het leidinggevende, medewerkers en organisatie moeten veranderen (cultuur verandering). Dit is een omvangrijk traject wat alleen kan slagen door initiatie van het bestuur of management.